Q＆A テレビ会議による取締役会と議事録
Ｑ 当社は、社内会議のほとんどをテレビ電話システムを利用するようになりました。取締役会についても、テレビ会議システムを利用しても、法的に有効でしょうか。また、議事録の作成について、注意点はありますか。
Ａ テレビ会議システムを利用し、取締役会を開催することは可能です。 従来から、良質な通信環境のテレビ会議システムであれば、テレビ会議システムでの参加であっても、取締役会の「出席」と扱うことに問題はないとされてきました。
法務省の説明によると、「取締役間の協議と意見交換が自由にでき、相手方の反応が良く分かる場合、すなわち、各取締役の音声と画像が即時にほかの取締役に伝わり、適時的確な意見表明が互いにできる仕組み 」 （注）である必要があります。（注）法務省民事局参事官室「規制緩和等に関する意見・要望のうち、現行制度・運用を維持するものの理由等の公表について 」（平成8年4月19日 ）
なお、取締役会の議事録には、テレビ会議システムで「出席」した取締役については、その「出席の方法」を記載する必要があります（会社法施行規則101条3項1号）。
たとえば、出席取締役の氏名の後ろに、「テレビ会議システムによって参加」と付記します。
また、議事録には、「上記の適時的確な意見表明が互いにできる」の要件があったことを確認した事実を記録に残すため、「出席者が一堂に会するのと同等に、テレビ会議システムは、開会から閉会に至るまで、適時的確な意見表明が互いにできる状態にあった」旨の条項を入れることをお勧めします。
